マニュアルの作成の際に重宝します。

Camtasia Studio

■社内マニュアルの作り方

1-1 社内教育が社運を二分する

社内教育がスムースでない会社は結局、社長のもとに仕事が一極集中する。
個別指導が日常業務を大なり小なりストップして、支障をきたす。
スムースな社内教育には、良いマニュアルが不可欠。

1-2 良いマニュアルとは

良いマニュアルとは、

1.ゴールが明確である、
2.基準が明確である、
3.スタートが明確である、
4.その過程に漏れがない、
5.作業の結果、自分がマニュアル通りにやれているかどうか判断でき、
基準値に向けて向上、成長することができる。

1-3 悪いマニュアルとは

悪いマニュアルとは、

1.ゴールが不明確、
2.基準が不明確、
3.スタートが不明確
4.過程に漏れがある
5.それを読んで作業をしている人が、今、
自分が指定された作業ができているのか、
確信がもてず、基準値に向けて、向上、成長することができない。

2-1 マニュアルを作るうえでの注意

・理念、理想は、作業に必要最低限に絞る
・スタートを明確にする(対象者)
・ゴールを明確にする(目的)
・作業の全体像をまず、見せる
・今の作業が全体のうちのどこかを見せる
・基準値を明確にする
・文字だけではなく、画像、動画を多用する
・必要最低限にする。
・全体の流れを見せる。

2-2 マニュアルのフォーマット

・パワーポイントに要点を書き
・詳細を音声で解説する
※音声読み上げ用のパワポを先に作る
ほんちゃんは文字を少なめにポイントだけ
・更に具体的な作業は動画、または画像で、「別マニュアル」として、作る
※ひとつにしてしまうと、膨大になり、全体像 が把握しにくくなる。

3-0 社内マニュアル制作 8の手順

社内マニュアル制作の8つの手順とは

1.作業の箇条書き
2.作業を分類する
3.柱を作る
4.作業手順を書く
5.レジメを書く
6.音声録音
7.作業マニュアル作り
8.モニター検証

である。

3-1 作業の箇条書き

まずは、マニュアル化したい作業を、
最初から思い出すようにして、箇条書きにしていく。

3-2 作業を分類する

箇条書きした作業を見て、共通するものごとにかたまりにする。

3-3 柱を作る

・作業のかたまりを最終的に5つぐらいに分類する。これを柱にして、部分を作る。
・5つに絞るのは覚えやすくするため。忘れても5つなら、思い出せる。
・5つにわかれなくても、無理やりでいいから5つに絞る。あとで、修正すればいい。

3-4 作業手順を書く

・柱を中心にして、それぞれの柱にもとづいた作業手順を作る。
・作業手順を作りながら、柱が不適当と気づく場合もある。その際は随時修正する。
・このとき、文字が多くなりがちだが、それでいい。
いきなり、ポイントだけ書くことは不可能。たっぷり文字を使って、書く。
・このとき書いている原稿は音声用のものになるから、その前提で。
・細かい作業、操作手順などはここでは作らない。
このあとの動画、画像を使ったマニュアルで作るので、意識的に省略する。

3-5 レジメを書く

・音声で読み上げる作業手順書を書いたら、そのあとにレジメを書く。
・レジメは作業手順のポイントを書きだしたもの。
・覚えやすくすることが目的。目的は作業を覚えることにある。
・レジメはすべてを書く必要はない。
・ごちゃっとして、見るのがいやになるはず。

3-6 音声録音

・レジメができたら、音声を録音する
・録音はレジメの前に作った作業手順を読み上げる形で、
そのとき思いついたことを随時、録音してもよい。
・しゃべり口調で、淡々と。しかし、あまり脱線しなくていい。
身の上話とか、体験談とか、笑いをとるとかは、要らない。

3-7 作業マニュアル作り

・作業マニュアルは、1作業として、漏れがあってはならない。
・パソコン操作なら、カムタジアスタジオを使う。
※カムタジアスタジオ=パソコン操作をそのまま録画できるソフト→ http://www.capture-soft.jp/go/18852/ca1/
・パソコン以外の操作、作業なら、SANYOのザクティなどを使って、動画をデジタル化する。
・画像キャプチャーを使った静止画マニュアルも、地味で手間がかかるが、作業をする側としては役立つ。
・動画は作成も簡単で漏れがなく、スピーディー。

3-8 モニター検証

・1-7までできあがったマニュアルを、まず、自分がテストしてみて、そのとおりできるか、試す。
・できたら、次は、対象となる人と近しい人にモニターを依頼し、作業を実際にしてもらう。
・できなかったら、何が問題かを検討し、修正したものを、再度、モニターに依頼する。
・10人中、6人ができたら、そのマニュアルは稼働するので、一応、完成とする。
・完成後も、随時、問題が起こるたびに、原因を検討、修正を繰り返し、成功率を高める。
・この場合の成功は、マニュアルを読む人が、成果がなんであるかを理解し、基準値に向けて向上していけることを指すのであって、
必ずしも、読んだ直後に指定された作業をして、基準値となる成果をあげることを指すわけではない。

以上。

 



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